1. 症状：二重手配と欠品が同じ月に同時発生する

2. 本当の原因①：発注が『個人の記憶』に依存している

3. 本当の原因②：発注経路が現場ごとに最適化されている

4. なぜ今まで放置されたか：ミスの帳尻が『現場の踏ん張り』で合ってしまう

5. どうすれば断てるか：発注経路を1本にして、履歴を残す

症状：二重手配と欠品が同じ月に同時発生する

築20年の外壁塗装現場で、シーラーが余分に届く一方、隣町の現場では下塗り材が切れて職人が半日手待ちになる。塗装会社ではこの2つが珍しく同時に起きます。

多くの社長は「発注担当が注意すれば直る」と考えます。ですが現場監督が5人いれば、発注ルートも5通りあるのが実情です。ある監督は塗料屋に電話、別の監督はFAX、また別の監督はLINEで直接職人に頼む。

同じ会社なのに、発注の入口がバラバラなまま何年も回っています。

本当の原因①：発注が『個人の記憶』に依存している

現場監督は塗布面積も残塗料も頭の中で管理しています。ですが在庫は会社全体で共有すべき情報です。

監督Aが先週発注したシーラーの残数を、監督Bは知りません。結果として、同じ塗料を別々に注文する二重手配と、逆に「誰かが頼んだはず」という思い込みによる欠品が、表裏一体で発生します。

これは個人の能力の問題ではなく、在庫という共有情報が誰の手元にも一元化されていない仕組みの欠陥です。

本当の原因②：発注経路が現場ごとに最適化されている

現場が10件あれば、発注書のやり取りだけで月20時間は消えるという声はよく聞きます。ただし時間より深刻なのは、経路の分散です。

電話は聞き間違いが起きやすく、色番（日塗工番号）の読み違えは今も現場であるあるの失敗です。FAXは字が潰れて希釈率や数量が誤読されます。LINEは個人の端末に発注履歴が残るだけで、会社としては何も蓄積されません。

経路が違えば検証もできない

電話・FAX・LINEが混在すると、後から「誰が何を、いつ、いくつ頼んだか」を突き合わせる手段がありません。ミスが起きても再発防止の材料が残らないのです。

なぜ今まで放置されたか：ミスの帳尻が『現場の踏ん張り』で合ってしまう

二重手配は在庫が増えるだけなので、経理上はただの余剰在庫として処理され、問題として認識されにくいです。欠品も、近くの塗料屋に走らせたり、他現場から材料を融通したりして、その日のうちに現場が何とかしてしまいます。

余ったシーラー見て、また同じ失敗かってため息出ますよ。

つまり発注の仕組みが壊れていても、現場の踏ん張りで表面上は工程が止まりません。社長の耳に届く頃には、すでに解決済みの過去の出来事になっている。だから「今度気をつけよう」で終わり、仕組みは何年も変わらないままです。

どうすれば断てるか：発注経路を1本にして、履歴を残す

解決の方向性はシンプルです。発注の入口を電話・FAX・LINEの3経路から1経路に統一し、誰が何を頼んだか記録に残す。それだけで二重手配は物理的に起きにくくなります。

在庫の残数も、監督の記憶ではなく共有できる場所に置く。これができれば、欠品の予兆にも気づけます。

私たちイーテクノスも塗装会社を経営していて、まさにこの二重手配と欠品を同時に抱えていました。現場監督ごとに発注ルートが違うことが根本原因だと気づき、発注をLINEベースで一元管理できるAngaを自社の現場のために作りました。発注履歴と在庫が1か所に残るだけで、電話の聞き間違いもFAXの読み違えも起きようがなくなります。

発注のやり方を変えるだけで直るミスなら、まず経路を1本に絞ることから試してみる価値はあります。

1. 塗料屋の受注締め切りに間に合わなかった話

2. なぜ「口頭伝達」がミスの温床になるのか

3. 紙・Excel・専用アプリを同じ業務で比べてみる

4. Q&Aで解く、発注ミスをめぐる疑問

5. 仕組みを変える前に、まず自社の発注ルートを見てみる

塗料屋の受注締め切りに間に合わなかった話

閉店間際の塗料屋に、現場監督が電話をかけ込む場面を見たことがあります。

「明日の朝一で3分艶のシリコン、20缶」と伝えたはずが、翌朝届いたのは5分艶。聞き違いか、伝え間違いか、誰も分かりません。

結局その日は下地処理だけで職人を帰し、人工（にんく＝作業員1人分の工数）を1日分無駄にしました。

この手の話は特別な失敗談ではありません。現場監督の記憶と勘に発注を頼っている塗装会社なら、程度の差はあれ誰もが経験しています。

なぜ「口頭伝達」がミスの温床になるのか

型番・数量・現場名。この3つを電話やLINEの音声で伝える時、情報は必ず劣化します。

聞き手が聞き返さなければ、話し手は「伝わった」と思い込みます。ここに構造的な欠陥があります。

記憶に頼ると起きること

• 色番（日塗工・NDなど）の桁を1つ間違える
• 希釈率や標準塗布量を考慮せず数量を発注
• 発注した本人しか内容を把握していない
• 現場が変わった瞬間に前回の指示と混同する

現場監督が10件の現場を掛け持ちしていれば、記憶違いが起きない方が不自然です。

紙・Excel・専用アプリを同じ業務で比べてみる

同じ「発注」という業務を、手段だけ変えて回すとどうなるか。手間・ミス率・共有のしやすさ・コストの4軸で比較しました。

紙は準備コストがゼロに見えて、実は転記の手間と紛失リスクを抱えています。Excelは慣れた人には速いですが、ファイルが個人のPCに閉じてしまいがちです。

専用アプリは初期の導入コストこそかかりますが、型番・数量を一度登録すれば使い回せるため、現場が増えるほど差が開きます。

Q&Aで解く、発注ミスをめぐる疑問

検索で「塗装 発注 ミス」とたどり着いた方が、実際に知りたいことに答えます。

仕組みを変える前に、まず自社の発注ルートを見てみる

塗装工事業は今、職人不足と資材高騰、原油・ナフサ供給不安が重なり、経営体力の弱いところから淘汰が進んでいます。発注ミスによる材料の無駄や手戻りは、この状況では小さな痛手では済みません。

一方で、後継者問題を抱える会社ではM&Aや事業承継で経営基盤を強くする動きも進んでいます。事業承継の相談は中小企業庁の窓口や地域の商工会議所、各自治体の独自補助金制度も選択肢になります。

発注の仕組みを紙やExcelから専用アプリに切り替えるのも、同じ発想です。個人の記憶に依存した体制を、会社の仕組みに変える一歩です。

私たちイーテクノスも塗装会社を経営していて、色番の聞き間違いで現場を止めた経験があります。その反省から、現場監督が型番と数量をその場でスマホ入力し、事務所と即共有できるAngaという発注管理アプリを作りました。

記憶と勘に頼る発注から抜け出す方法の一つとして、選択肢に加えてみてください。